最近與不少企業老闆們交流，不約而同地，他們都聊到在公司發展時所面對的新舊員工溝通問題，於是筆者也一直在思想，如何可以利用AI去解決這些問題。

話說，當公司發展步伐加快時，自然需要增加人力資源。管理層一方面要花上時間培訓新員工，一方面又要花時間做好新舊同事的工作分配與銜接。但即使公司已有一套既定的工作模式，新舊員工磨合時往往都不順暢，尤其當幾項工作需同時推進時，新員工會不懂先後緩急，令上司和同事要大費周章解釋、溝通、分配、安排。結果，雖然請多了人手，但要花的工作時間卻沒有減少。

其實，微軟的《Microsoft工作趨勢指數》年度報告就指出過，每位員工平均要花57%的時間在電郵交流、開會等溝通性工作上。這些「行政工作」不但費時，且無助於改善溝通，甚至對團隊效率和工作氛圍都有負面影響。

幸而，這些「行政工作」絕對可以交給AI人工智能去做。首先，AI可以幫助判斷工作項目的重要性和緊急性（Importance and Urgency），進而優化工作分配。筆者的團隊正在積極開發AI模組：「AI中央數據資訊庫」，讓其學習企業不同部門（如人力資源、市場推廣、營運、財務等）的資訊數據、工作流程、工序優次等，並利用AI的邏輯和數據分析能力，幫助企業管理層更加科學地判斷工作的分配，更有效地整合人力資源。

就以市場推廣部門為例，假設它每季都需要籌辦一個推廣主題活動，這將涉及許多工作細節和流程，包括：設計及印製宣傳物料、設計及投放線上線下廣告、進行傳媒推廣及公關活動、舉辦線下快閃活動等。AI模組可以根據以往推廣活動的記錄，自動編排工作細項、工作時間表、優先工作事項，以及各工作項目的負責人員等，從而節省了管理層和團隊溝通的時間，讓大家可以更專注於構思與創作活動內容及點子，提升活動的質素。

除了工作分配外，AI模組「AI Knowledge Dep.」還可以配合Chatbot應用，讓部門與部門之間以各自的AI助理互相溝通，大大節省了員工開會的時間。例如，營運部如需要向市場推廣部查詢該季推廣主題活動的線下門店活動詳情，以便編「更表」，這類協調工作毋須再由真人去執行，而由部門雙方的AI助理自動完成並自動編更，實現了部門間的無縫協作。再者，AI有LLM（大型語言模型）作為基礎，可應用多國語言，特別適合大型跨國企業，讓總公司員工與世界各地不同部門同事跨地區合作。

根據香港生產力促進局在去年的一項研究，有41%的受訪香港企業正在或將會應用AI，可見AI在職場上正日趨普及。筆者相信，AI在職場的應用並不會完全取代人力資源，而是能簡化工作和優化工序，從而提升團隊的工作效率和執行力，讓企業得以更高效營運，應對急速發展的步伐。